Kompetenzbereich 02
Workflow Automation
Beispielhaftes Szenario für einen Ablauf, der fachlich klar ist, aber manuell weitergeschoben wird.
Lösungsbereich · Prozessbezogene Umsetzung
Was wäre möglich?
Was wäre möglich, wenn Übergaben von selbst passieren?
Angenommen, eine Anforderung braucht zwei Freigaben und danach eine Buchung. Heute erinnert eine Person daran. Ein abgebildeter Workflow übernimmt Auslöser, Zuständigkeit und Protokoll – Ausnahmen gehen weiterhin an Menschen.
Vorher
- Erinnerungen per Mail und Zuruf
- Unklare Zuständigkeit bei Abwesenheit
- Freigaben ohne einheitliche Dokumentation
- Verzögerungen fallen spät auf
Nachher
- Auslöser startet den Ablauf automatisch
- Vertretungsregeln greifen definiert
- Jede Freigabe ist protokolliert
- Verzögerung wird gemeldet, nicht gesucht
Beteiligte Systeme & Daten
Was zusammenkommt.
Systeme
- Fach- oder ERP-System
- Verzeichnisdienst / Rollen
- Benachrichtigung
Daten
- Vorgangsdaten
- Rollen und Vertretungen
- Fristen und Schwellenwerte
Mögliche Ergebnisse
Worauf es hinauslaufen kann.
- Gleichmäßiger Ablauf unabhängig von Personen
- Sichtbarer Status ohne Rückfragen
- Belegbare Freigabehistorie
Branchenübergreifend relevant
- Verwaltung
- Einkauf
- Instandhaltung
- Qualitätsprozesse
Weitere Kompetenzbereiche
Kommt Ihnen dieser Ablauf bekannt vor?
Wir vergleichen das Szenario mit Ihrem realen Prozess und ordnen ein, was tragfähig ist.
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